Microsoft Teams is het enige platform met op maat gemaakte mogelijkheden voor iedereen binnen uw bedrijf, van management tot eerstelijns medewerkers. Microsoft Teams verbindt iedereen met elkaar binnen één digitale werkruimte. De mogelijkheden zijn gebouwd voor uw klantenondersteunend personeel, IT-helpdesk, winkelmedewerkers, lijnwerkers en meer. Veel van deze functies zijn vandaag al beschikbaar in uw tenant en binnenkort zullen verschillende nieuwe functies nieuwe manieren van communicatie en samenwerking in uw hele organisatie bieden.

En het is inspirerend om te zien hoe leiders in de branche graag meer medewerkers betrekken en de klantervaring verbeteren door tools zoals Microsoft Teams in handen te geven van hun eerstelijns medewerkers.

Hier een video van IKEA waarin je goed kan zien hoe zij iedereen verbinden in de organisatie met vertrouwde functies zoals chat- en video-oproepen en digitalisering van eerstelijnsprocessen zoals ploegendienst om tijd en kosten te besparen.

Lees verder om meer te weten te komen over de 10 manieren waarop teams productiviteit voor uw ploegendiensten kunnen ontgrendelen. Merk op dat deze mogelijkheden beschikbaar zullen worden gemaakt voor alle Teams-gebruikers.

1. Verbind iedereen in uw organisatie met verschillende opties voor communicatie

Naast communicatiefuncties zoals chats, video-oproepen en gesprekken georganiseerd op onderwerp (ook bekend als kanalen), is Walkie Talkie een nieuwe push-to-talk-ervaring in Teams die heldere spraakcommunicatie mogelijk maakt via de cloud, waardoor smartphones en tablets van werknemers of bedrijven in een walkietalkie veranderen.

Deze native functie consolideert de apparaten en apps die Firstline Workers dagelijks gebruiken en vermindert de behoefte aan aanschaf, levering en beheer van IT-kosten. Walkie Talkie werkt al met de teams en gebruikers die u al heeft geconfigureerd. En omdat Walkie Talkie werkt via Wi-Fi of mobiel, kan deze mogelijkheid worden gebruikt op verschillende locaties. Ten slotte werkt Walkie Talkie op alle besturingssystemen en wordt het geïntegreerd met de nieuw onthulde Samsung Galaxy XCover Pro, een apparaat dat is gebouwd voor werknemers in de frontlinies van elke branche.

Beschikbaarheid: Walkie Talkie zal beschikbaar zijn in private preview in Teams in de eerste helft van dit jaar.

Uw Firstline Workers kunnen contact maken met teamleden op verschillende afdelingen en locaties met Walkie Talkie.

2. Stroomlijn taakbeheer voor uw eerstelijnsactiviteiten

Met de nieuwe Taken-functie in Teams levert Microsoft verschillende mogelijkheden die nieuwe niveaus van teamsamenwerking ondersteunen. Met targeting, publicatie en rapportage van taken in Teams kunnen managers takenlijsten sturen die zijn gericht op de relevante locaties, zoals specifieke winkels, en hun voortgang volgen via automatische realtime rapporten. Managers hebben tools om gemakkelijk activiteiten binnen hun winkels te sturen en eerstelijns medewerkers hebben een eenvoudige prioriteitenlijst beschikbaar via hun persoonlijke of door een bedrijf uitgegeven mobiel apparaat dat hen precies laat zien wat ze moeten doen.

Beschikbaarheid: Targeting, publiceren en rapporteren van taken komen in de eerste helft van dit jaar naar Teams.

Hoofdkantoren kunnen taken op verschillende locaties targeten, toewijzen en volgen. Firstline Workers kunnen taken bekijken die aan hen en in de winkel zijn toegewezen via een mobiel apparaat.

3. Rol teams uit naar uw eerstelijnswerkers met behulp van nieuwe off-shift controles en identiteits- en toegangsmogelijkheden

Met nieuwe Off-Shift toegangscontroles kunt u de toegang van medewerkers tot teams op hun persoonlijke apparaat buiten werktijd beperken. Deze functie zorgt ervoor dat werknemers niet onvrijwillig werken terwijl ze niet in ploegendienst zijn en helpt werkgevers de arbeidsvoorschriften na te leven.

Beschikbaarheid: Off-Shift toegangscontroles zullen dit kwartaal worden uitgerold.

Geef een bericht weer en/of schakel de toegang tot de Teams-app uit wanneer Firstline Workers zijn verschoven.

Met aanmelding via sms kunnen Firstline Workers zich aanmelden bij hun Azure Active Directory (Azure AD) -account met behulp van eenmalige sms-codes – waardoor het minder nodig is om gebruikersnamen en wachtwoorden te onthouden voor al hun Microsoft 365- en aangepaste applicaties. Eenmaal ingeschreven, wordt de gebruiker gevraagd om zijn telefoonnummer in te voeren, waarna een sms-tekst met een eenmalig wachtwoord wordt gegenereerd. Aanmelden via sms is een SSO-ervaring (Single Sign-On), waardoor eerstelijns medewerkers snel toegang hebben tot alle apps die ze mogen gebruiken. Deze nieuwe inlogmethode kan voor geselecteerde groepen worden ingeschakeld en op gebruikersniveau worden geconfigureerd in de My Staff-portal, waardoor de IT-belasting wordt verminderd.

Beschikbaarheid: Aanmelden via sms komt in de eerste helft van dit jaar in de public preview.

Eenmalige sms-codes op mobiele apparaten om de inlogervaring voor eerstelijns medewerkers te stroomlijnen.

Veel eerstelijns medewerkers gebruiken één tablet of mobiel apparaat dat wordt gedeeld tussen diensten. Dit kan unieke beveiligingsuitdagingen voor de organisatie vormen wanneer verschillende werknemers die toegang hebben tot verschillende soorten gegevens hetzelfde apparaat in de loop van een dag gebruiken. Met shared device sign-out/uitloggen van gedeelde apparaten kunnen Firstline Workers zich met één klik aan het einde van hun dienst afmelden bij al hun Microsoft 365- en custom applicaties en browsersessies – waardoor wordt voorkomen dat hun gegevens en toegang tot klantgegevens toegankelijk zijn naar de volgende gebruiker van dat apparaat.

Beschikbaarheid: shared device sign-out/gedeelde apparaatafmelding voor Microsoft 365 en custom applicaties die op Android worden uitgevoerd, verschijnen later deze maand in public preview. Met één klik kunnen Firstline Workers uitloggen bij een gedeeld Android-apparaat en uitloggen bij alle applicaties en browsersessies om te voorkomen dat gevoelige gegevens worden gedeeld met een andere apparaatgebruiker.

Gedelegeerd gebruikersbeheer stelt eerstelijnsmanagers in staat om wachtwoordresets goed te keuren via een enkele aanpasbare portal. IT kan gedelegeerd gebruikersbeheer voor Firstline Managers mogelijk maken, waardoor ze toegang hebben tot één portaal, My Staff, om de last van identiteitsbeheer op IT te verminderen en werknemers verbonden te houden met de apps die ze op het werk nodig hebben.

Beschikbaarheid: Gedelegeerd gebruikersbeheer zal in de eerste helft van het jaar openbaar worden weergegeven.

Via de My Staff-portal stelt gedelegeerd gebruikersbeheer een Firstline manager in staat de inloggegevens van hun team te beheren en te helpen bij het opnieuw instellen van wachtwoorden.

Inbound provisioning van SAP SuccessFactors naar Azure AD – Azure AD’s gebruikersprovisioning service integreert nu met SAP SuccessFactors, waardoor het eenvoudiger dan ooit is om de identiteit van Firstline Workers op schaal aan te passen en te beheren, voor elke toepassing die Azure AD gebruikt. Deze functie – in public preview – bouwt voort op de mogelijkheid om gebruikers toegang te geven tot Azure AD vanuit Workday, een ander populair human capital management (HCM)-systeem, dat al algemeen beschikbaar is. Integratie met deze recordsystemen helpt IT om de onboarding en productiviteit van Firstline Workers vanaf de eerste dag op te schalen.

Start de provisioning cyclus en gebruik de voortgangsbalk en provisioning logboeken om het provisioning proces te volgen.

4. Gemakkelijk beheren van dienstschema’s en tijdregistratie rapportage

Met Shifts, de schema-management-tool in Teams, kunnen managers gemakkelijk schema’s plannen en maken en teamleden kunnen schema’s bekijken en ruilverzoeken indienen vanaf hun mobiele apparaten, en dit alles in real-time.

Met Time Clock in Teams kunnen Firstline Workers eenvoudig diensten in- en uitschakelen met een druk op de knop. Bovendien kunnen managers een locatie geofencen en GPS-gegevens gebruiken om te valideren dat een teamlid zich op zijn/haar werkplek bevindt.

Beschikbaarheid: Shifts en Time Clock zijn vandaag beschikbaar in uw tenant.

Managers kunnen planningen maken en distribueren naar hun team en Firstline Workers kunnen hun planningen eenvoudig rechtstreeks vanaf hun mobiele apparaat bekijken. Eerstelijns medewerkers kunnen vanaf hun mobiele apparaat in- en uitklokken bij ploegen en diensten.

5. Pas de Teams-ervaring aan op basis van verschillende taken en rollen.

Verschillen tussen industrieën en branches betekent dat uw werknemers verschillende apparaten, apps en communicatiemethoden gebruiken om hun taken te voltooien. Het wordt nu gemakkelijker voor u gemaakt om ervaringen te creëren die tegemoetkomen aan een specifieke rol. Voel je vrij om zakelijke apps te bouwen met Power Apps en deze te integreren in Teams om je Firstline Workforce te ondersteunen. Gebruik Power Automate om workflows te versnellen om de productiviteit te verhogen. Maak van Teams de one-stop-shop voor uw eerstelijns medewerkers om hun klus te klaren.

Voeg uw lijn van zakelijke apps (links) toe en automatiseer bedrijfsprocessen met Power Automate (rechts) in Teams.

6. Bepaal gemakkelijk welke apps beschikbaar worden gemaakt voor uw Firstline Workers

Vanuit het Skype & Teams Admin Center kunt u een out-of-the-box Teams-ervaring toepassen of een configuratie kiezen en deze toepassen op uw eerstelijns medewerkers. U kunt bijvoorbeeld een beleid toepassen dat uw zakelijke apps, Shifts en Chat-ervaringen beschikbaar maakt op de navigatiebalk in plaats van de standaardmodules van Teams. Met de functie voor het instellen van app beleid kunt u nu de Teams-ervaring vereenvoudigen om per functie tegemoet te komen aan de behoeften van uw medewerkers.

Maak een configuratiebeleid voor uw Firstline Workers en pas hun navigatiebalk aan met de apps die ze het meest nodig hebben (links). Firstline Workers hebben vanuit het overflowmenu (rechts) toegang tot de apps die ze nodig hebben om hun werk te doen.

7. Heeft u een personeelsbeheersysteem? Integreer het vandaag nog met Teams.

De Graph API voor Shifts , de planningsbeheertool in Teams, heeft een set nieuwe API’s waarmee organisaties hun bestaande personeelsbeheersystemen met Teams kunnen integreren. Klanten die toonaangevende personeelsbeheersystemen van derden gebruiken, zoals Kronos en JDA voor planning en tijdregistratie kunnen nu beginnen met de directe integratie met Shifts via Shifts Graph API’s en SDK.

Beschikbaarheid: de JDA-connector voor Shifts is open source en beschikbaar op Github hier. De Kronos-connector voor Shifts zal later dit kwartaal ook beschikbaar zijn via Github.

8. Zet uw medewerkers in het zonnetje en bouw uw eigen community

Praise, de tool voor medewerkersbetrokkenheid in Teams, geeft managers en medewerkers een eenvoudige manier om elkaar erkenning te geven, rechtstreeks in de Teams-app waar het hele team het kan zien. Het nemen van stappen om medewerkers te betrekken en te erkennen, kan hun tevredenheid aanzienlijk verbeteren, de klantervaring verbeteren en de omzet verlagen.

Beschikbaarheid: Praise is vandaag beschikbaar binnen uw tenant.

Deel badges om succes te vieren, de betrokkenheid van medewerkers te vergroten en meer kameraadschap te bevorderen.

9. Mobiele functies die een ‘consumenten-app’ ervaring nabootsen

Uw eerstelijns medewerkers zijn gewend aan consumenten-apps om met elkaar te communiceren en daarom is de mobiele Teams-ervaring met dat in gedachten opgebouwd. Firstline Workers kunnen gebruikmaken van mobiele functies, zoals een uniforme chat- en kanaalervaring, het delen van locaties en de mogelijkheid om audio-berichten op te nemen en te delen om naar behoefte te luisteren.

Beschikbaarheid: de uniforme chat- en kanaalweergave, het delen van locaties en het opnemen en delen van audio zijn vandaag beschikbaar binnen uw tenant.

Bekijk alle gesprekken op één plek met een uniforme chat en kanaalweergave (links). Deel uw locatie en neem audioberichten op en deel deze (rechts).

10. Beveilig uw bedrijfsdata

Teams is gebouwd op Office 365’s enterprise-grade beveiliging en compliance. Naast beveiligingsfuncties zoals dataverliespreventie en multifactor-authenticatie, is Smart Camera in Teams gebouwd om de gegevens van uw bedrijf te beschermen en ervoor te zorgen dat als eerstelijns medewerkers uit dienst treden bij uw organisatie, uw gegevens niet in gevaar komen.

Smart Camera is gebouwd met Microsoft Office Lens-functionaliteit en kan verschillende soorten afbeeldingen interpreteren en maakt gebruik van automatisch bijsnijden voor eenvoudig gebruik. Gebruikers kunnen ook afbeeldingen annoteren als dat nodig is. En in tegenstelling tot de meeste chat-apps voor consumenten, worden foto’s gemaakt met Smart Camera niet lokaal opgeslagen op het apparaat. Zorg ervoor dat de IP- en klantgegevens van uw bedrijf veilig blijven met functies zoals Smart Camera in Teams.

Beschikbaarheid: Smart Camera is vandaag beschikbaar in uw tenant.

Smart Camera-afbeeldingen kunnen worden geannoteerd en worden niet lokaal opgeslagen op het apparaat.

Dit is slechts een klein onderdeel van de vorderingen die Microsoft heeft gemaakt en ze blijven Teams uitbreiden om aan de behoeften van alle werknemers te voldoen. Bekijk de onderstaande bronnen om u te helpen aan de slag te gaan met digitale transformatie voor uw eerstelijnswerknemers.

Wilt u meer informatie over de do’s and don’ts van project management en bent u benieuwd naar de verschillende methodes? Download dan onderstaand eBook.