OfficeGrip_logo

5 handige tips om Outlook optimaal te gebruiken

Een schone e-mailbox met Outlook

Met Microsoft Outlook krijgen gebruikers een handige mailapplicatie, waarmee het mogelijk is om veilig en productief te werken. Wij ontvangen dagelijks veel verschillende e-mails en hebben daarom structuur nodig in onze Outlook omgeving. Een aantal e-mails hebben een hogere prioriteit en moeten daardoor sneller worden opgepakt dan andere. In dit blog geven wij daarom 5 handige tips om Outlook te gebruiken.

Inhoudsopgave

1. Plaats een vlag bij belangrijke e-mails

Een belangrijke e-mail wil je zeker niet over het hoofd zien. Door een vlag toe te voegen vallen deze e-mails extra op en weet je dat er nog aandacht aan besteed moet worden. Dit is handig als je bijvoorbeeld net een vergadering in gaat en niet de mogelijkheid hebt om direct te reageren. In gezamenlijke e-mailboxen zien collega’s ook direct deze e-mail, waardoor er meer prioriteit aan gegeven kan worden.

Markeer berichten als voltooid

Vanuit hier is het ook mogelijk om opgevolgde e-mail extra te markeren. Door markeren als voltooid te gebruiken zie je direct welke e-mails je allemaal hebt opgevolgd. Voor gezamenlijke mailboxen wordt het zo makkelijker om het overzicht te bewaren. Je kunt een vlag instellen bij een e-mail door met de rechtermuisknop te klikken en opvolgen te selecteren. Vanuit hier kun je ook instellen wanneer de e-mail opgepakt moet worden.

Microsoft Outlook markeren met vlag

2. Maak van elke vergadering standaard een Microsoft Teams vergadering

Het is met Microsoft Outlook mogelijk om standaard een Microsoft Teams vergadering toe te voegen. Nu we steeds vaker vanaf verschillende locaties werken wordt Microsoft Teams meer gebruikt. Outlook heeft de mogelijkheid om bij elke vergadering een Microsoft Teams meeting standaard toe te voegen. Op deze manier hoef jij niet handmatig een Microsoft Teams vergadering toe te voegen aan jouw uitnodiging. Het automatisch toevoegen van een Microsoft Teams vergadering gaat als volgt:

  1. Open jouw Microsoft Outlook applicatie
  2. Klik linksboven op bestand en vervolgens linksonder op opties
  3. Klik in de linker balk op agenda en dan bij agenda-opties op “Onlinevergadering toevoegen aan alle vergaderingen”.

Door deze optie aan te vinken krijgen al jouw vergaderingen automatisch een Microsoft Teams uitnodiging mee. Op deze manier vergeet je niet meer om een Microsoft Teams vergadering toe te voegen aan jouw uitnodiging. Wanneer iedereen op kantoor aanwezig is hoef je deze uiteraard niet te gebruiken, maar voor de handigheid kan je deze standaard toevoegen.

Previous slide
Next slide

3. Maak gebruik van de verschillende categorieën in Microsoft Outlook

Als je veel verschillende e-mails binnenkrijgt kan het lastig zijn om het overzicht te behouden. In Microsoft Outlook kan je daarom verschillende categorieën aanmaken om jouw e-mails onder te verdelen. Dit helpt om het overzicht te bewaren, waardoor je in een oogopslag kan zien waar een e-mail over gaat. Je kunt zelf kiezen welke categorie jij aan een e-mail toevoegt. Op deze manier blijf jij in controle over jouw eigen Outlook mailbox. Deze categorieën kun je als volgt aanmaken:

  1. Open jouw Microsoft Outlook applicatie
  2. Klik met de rechtermuisknop op een e-mail en klik op categoriseren
  3. Klik op alle categorieën…

Vanuit dit scherm is het mogelijk om bestaande categorieën te bewerken of toe te voegen. Door op een e-mail te klikken met rechtermuisknop en dan op categoriseren te drukken kun je deze categorie toewijzen aan een e-mail. Zo behoud je het overzicht en kun je al jouw e-mail mooi groeperen.

Previous slide
Next slide

4. Maak efficiënt gebruik van verschillende mappen in Outlook

Het gebruiken van mappen kan jouw e-mailbox enorm opschonen. Je kunt handmatig e-mails in een zelfgemaakte map verplaatsen, waardoor jij het overzicht behoudt in jouw mailbox. Van bepaalde afzenders kun je zelfs kiezen om dit automatisch toe te passen. Dit betekent dat berichten van een afzender direct in de juiste map worden geplaatst. Het aanmaken van mappen en het automatisch verplaatsen werkt als volgt:

  1. Klik met de rechtermuisknop op de titel van een postvak
  2. Kies de optie Nieuwe map…
  3. Geef de map een passende naam
  4. Klik met de rechtermuisknop op een e-mail, selecteer verplaatsen en kies de nieuwe map
Microsoft Outlook mappen aanmaken

Om een e-mail altijd naar deze map te verplaatsen kun je de volgende stappen ondernemen:

  1. Creëer een map zoals wij hierboven hebben beschreven
  2. Kies een e-mail en klik er met de rechtermuisknop op
  3. Klik op regels en selecteer dan Berichten van … altijd verplaatsen
  4. Kies de nieuwe map die jij hebt aangemaakt om e-mails van deze afzender standaard in die map te plaatsen.
Previous slide
Next slide

5. Deel jouw agenda met collega’s

Het delen van jouw agenda met collega’s kan enorm handig zijn. Collega’s kunnen zo direct zien wanneer jij beschikbaar bent en krijgen beter inzicht in jouw werkdag. Op het moment dat je echt een privéafspraak hebt in jouw agenda, kan je deze persoonlijk maken. Zo geef je meer inzicht in jouw agenda, zonder privéafspraken inzichtelijk te maken. Een agenda delen gaat vrij simpel in Outlook:

  1. Ga naar jouw agenda
  2. Kies rechtsboven in delen en dan jouw agenda
  3. Bij Machtigingen kun je de diepte van de toegang aanpassen.
  4. Klik op toevoegen
  5. Selecteer de persoon die jij wilt toevoegen en voeg deze toe.
  6. Nu heeft deze persoon inzicht in jouw agenda

Tot slot

Door deze Microsoft Outlook tips te gebruiken kan jij productiever werken. In Microsoft Outlook zitten een aantal verborgen functionaliteiten die wellicht handig voor jou kunnen zijn. In dit blog hebben wij de meest handige functionaliteiten toegelicht en hoe je deze kunt gebruiken. Microsoft Outlook maakt gebruik van de moderne werkplek, waardoor efficiënter kan worden gewerkt. Meer informatie kun je vinden in ons eBook:

De voordelen van een moderne werkplek cover

Meer informatie over de moderne werkplek?

Download dan gratis ons eBook voor meer informatie.

Download het gratis eBook:

De voordelen van een moderne werkplek

De voordelen van een moderne werkplek cover

    Ja, ik ga akkoord met het ontvangen van aan mij gerichte berichten over producten, evenementen en acties van OfficeGrip. OfficeGrip mag contact met mij opnemen via de kanalen die ik kies, zoals e-mail, telefoon of post.

    Om spam te voorkomen vragen we u de
    onderstaande code over te typen.

    Meer lezen

    dell-precision-workstation
    Achtergrond

    Dell Precision Workstations

    Al meer dan 25 jaar levert Dell Precision veelzijdige ontwerpen, top prestaties en betrouwbaarheid om u in staat te stellen uw meest veeleisende toepassingen te beheersen. Van prijswinnende filmmakers en animators tot ultramoderne architecten en ingenieurs, tot datawetenschappers en VR-ontwikkelaars, ons uitgebreide portfolio stelt u in staat om een geschikte workstation te vinden die uw doel en creatieve expertise aandrijft.

    Lees meer...
    Copilot

    Maak kennis met Microsoft Designer

    Microsoft Designer is een nieuwe toevoeging aan Microsoft 365, waarbij kunstmatige intelligentie een cruciale rol speelt. Deze app, voortkomend uit een samenwerking tussen Microsoft en de makers van de AI-app Dall-E, stelt gebruikers in staat om afbeeldingen te creëren met behulp van geavanceerde AI-technologieën.

    Lees meer...

    Inschrijven voor de nieuwsbrief

    Het laatste Microsoft 365 nieuws in jouw mailbox? Schrijf je dan nu in voor onze nieuwsbrief!