OfficeGrip_logo
OfficeGrip_logo
Menu

Aan de slag met Microsoft Viva Topics

Onderwerpen op één centrale plek

Meer informatie
Viva Topics is een add-on-service in Microsoft Viva, een platform voor werknemerservaring welke zorgt voor een uniforme kennis- en inhoudservaring in Microsoft 365 en Microsoft Search. Viva Topics kan je medewerkers helpen om makkelijker informatie over een specifiek onderwerp te vinden zonder handmatig door verschillende apps en bibliotheken te hoeven zoeken. Met Microsoft Viva Topics wordt deze informatie verzameld in één centrale omgeving.

Inhoudsopgave

Wat is Viva Topics

De gemiddelde werknemer besteedt meer dan een uur per dag aan het zoeken of recreëren van informatie die al in zijn of haar organisatie aanwezig is. Om dit probleem op te lossen heeft Microsoft Viva Topics geïntroduceerd. Dit is een add-on voor Microsoft 365-abonnementen om een belangrijk zakelijk probleem aan te pakken door gebruikers informatie te verstrekken wanneer ze die nodig hebben.

Viva Topics is onderdeel van Microsoft Viva, een Employee Experience Platform (EXP)-tool die helpt bij het verenigen en beheren van alle aspecten van de werknemerservaring op één plek – voor onboarding, ontwikkeling van vaardigheden en kennisdeling.

Viva Topics maakt gebruik van geavanceerde AI- en onderwerptechnologie die uw medewerkers helpen om te leren, kennis te vinden, betrokken te zijn en te werken aan hun welzijn en het succes van de organisatie.

Hoe verbetert Viva Topics de werknemerservaring?

Viva Topics maakt gebruik van Microsoft AI-technologie, Microsoft 365, Microsoft Graph, Search en andere componenten en services om kennis naar uw gebruikers in Microsoft 365 te brengen. Dit begint bij moderne SharePoint-pagina’s en Microsoft Search. Viva Topics kan collectieve kennis benutten en uw medewerkers in staat stellen sneller te leren, bij te scholen en te innoveren door middel van crowdsourcing van inhoud.

Viva Topics ontdekt inhoud via Microsoft Graph, een database in Microsoft 365. Microsoft Graph verbindt onderwerpen, inhoud en mensen in Microsoft 365-apps. Vervolgens organiseert Viva Topics inhoud in onderwerpen, om samenvattingen te maken en deze te verbinden met mensen die gerelateerd zijn aan de onderwerpen.

Wanneer inhoud wordt gemaakt of gedeeld in Microsoft 365-apps, legt de Graph-database deze activiteiten vast als zogenaamde hints of signalen. AI en machine learning indexeren deze signalen om toekomstige onderwerpen te voorspellen die uw werknemers waarschijnlijk willen zien. Terwijl mensen in uw organisatie de voorgestelde onderwerpen in Microsoft 365 gebruiken of negeren, bepaalt Viva Topics welke inhoud het meest relevant is voor elk van uw eindgebruikers.

Voordelen moderne werkplek

Hoe AI samenwerkt met Viva Topics

AI werkt samen met Viva Topics Microsoft 365 en Microsoft Search om als Wiki voor werknemers te dienen en definities voor concepten te geven wanneer ze eroverheen hoveren met hun muis. Viva Topics helpt een belangrijk zakelijk probleem aan te pakken door gebruikers informatie te verstrekken wanneer ze die nodig hebben.

Viva Topics is bijvoorbeeld effectief voor de onboarding en training van medewerkers. Nieuwe medewerkers moeten snel veel informatie leren en kunnen bij het lezen van bedrijfsinformatie termen tegenkomen waar ze niets vanaf weten.

De nieuwe werknemer moet hierdoor mogelijk stoppen met hetgeen hij aan het doen is en kostbare tijd besteden aan het zoeken naar informatie over wat de term inhoudt, wie in de organisatie een deskundige op dit gebied is, en moet zelfs mogelijk sites en documenten bezoeken die verband houden met de term.

Overzicht van Viva Topics-functies

De AI in Viva Topics kan na de eerste installatie twee weken of langer er over doen om onderwerpen te indexeren en weer te geven in heel Microsoft 365. Viva Topics omvat themakaarten, onderwerppagina’s en themacentra-functies:

  • Onderwerpkaarten bieden een snelle momentopname van de expertise en inhoud met betrekking tot een specifiek project of onderwerp. Onderwerpkaarten verschijnen automatisch wanneer een onderwerp wordt gedetecteerd, met daarbij een beschrijving, experts, bronnen en aanvullende informatie.
  • Beweeg de muis over een onderwerp wanneer Viva Topic een onderwerp identificeert om de onderwerpkaart te bekijken; alhoewel geschreven door AI, ondersteunt het verdere bewerking door uw experts. Topics maakt het gemakkelijker om mensen te vinden op basis van vaardigheden, projecten en expertise. Wanneer u naar een onderwerp zoekt, ziet u een lijst met mensen die het onderwerp aan hun profiel hebben toegevoegd.
  • Topics wordt weergegeven in personenkaarten in Microsoft 365, zodat u kunt identificeren wie waar aan werkt binnen uw organisatie – afgestemd op uw bestaande toegang en machtigingen.
  • Onderwerppagina’s rollen naar uw Topic center voor een gepersonaliseerde weergave van relevante kennis in uw hele organisatie, inclusief trending relevante onderwerpen en open vragen; gebruikers kunnen gemakkelijker inhoud, expertise en onderwerpen ontdekken die verband houden met hun werk of interesses.
  • Topic center levert meer webcomponenten om kennis en training uit uw hele organisatie te integreren. Deze aangepaste onderwerpcentra zijn gebouwd met en naadloos geïntegreerd in uw SharePoint omgeving.
 

Onderwerpen zoeken met Microsoft Search

Viva Topics maakt Microsoft Search effectiever met behulp van Microsoft Graph. Microsoft Search is een veilige, eenvoudig te beheren zoek-functionaliteit voor bedrijven die overal in Microsoft 365 werkt om relevantere zoekresultaten te leveren en de productiviteit te verhogen.

Een screenshot van de Viva Topics-interface met zoekresultaten voor de zoekterm Saturnus.

Wanneer uw zoekopdracht betrekking heeft op een onderwerp, ziet u de onderwerpkaart terug als het primaire antwoord. Viva Topics brengt mensen in contact met aanbevolen experts. Expertise wordt toegevoegd aan gebruikersprofielen en uitgebreid tot personenkaarten in heel Microsoft 365 – een andere manier waarop kennis u kan vinden terwijl u werkt.

Viva Topics-gebruikers kunnen onderwerpen vinden via onderwerpmarkeringen op hun SharePoint-sites en Microsoft Search.

Wanneer u naar een specifiek onderwerp zoekt in Microsoft Search en een onderwerp bestaat en wordt gevonden, wordt het resultaat weergegeven in de indeling Antwoordsuggestie:

  • Onderwerp naam
  • Alternatieve namen: alternatieve namen of acroniemen voor het onderwerp.
  • Definitie: Beschrijving van het onderwerp geleverd door AI of handmatig toegevoegd door een persoon.
  • Voorgestelde of vastgepinde bronnen: bestanden, pagina’s of sites die door AI zijn voorgesteld of door een persoon aan het onderwerp zijn vastgemaakt.

Moderniseer SharePoint voor Viva Topics

Viva Topics vereist Modern SharePoint om te kunnen profiteren van de functies van Viva Topics. Viva Topics ontdekt bestanden en pagina’s die zijn opgeslagen op moderne of klassieke sites. Hoogtepunten van onderwerpen worden echter alleen weergegeven op moderne SharePoint-pagina’s of wanneer een klassieke site moderne pagina’s heeft toegevoegd aan de hoogtepunten van onderwerpen.

Een medewerker leest bijvoorbeeld een nieuwsbericht in Modern SharePoint en komt onbekende terminologie tegen. Terwijl ze aan het lezen zijn, zien ze de hoogtepunten van het onderwerp die aanvullende inzichten verschaffen over de inhoud en kunnen ze eventuele experts over het onderwerp in de organisatie identificeren. Door inhoud gemakkelijk en direct beschikbaar te maken bij het consumeren van inhoud, kan de betrokkenheid van medewerkers worden onthuld met likes en opmerkingen onderaan het nieuwe bericht.

Als u de expert bent op het gebied van hoogtepunten, kunt u bijdragen aan Viva Topics-inhoud in Modern SharePoint, een manier om waarde in de organisatie aan te tonen. Als uw organisatie besluit om alle gebruikers toe te staan bijdragers te zijn, zal dit hen helpen zich sterker te voelen; ze kunnen bijdragen en hun kennis schrijven om de meeste waarde te krijgen. U kunt bepaalde onderwerpen voor bepaalde groepen nog steeds beperken, zelfs als de instellingen voor iedereen in een organisatie zijn ingeschakeld.

Maak een Topic center en wijs licenties toe

Het Topic Center is een SharePoint-site waar gebruikers een persoonlijk overzicht hebben van relevante kennis in uw organisatie en de Knowledge Manager onderwerpen kan beheren. Onderwerppagina’s worden hier gehost.

U moet een globale beheerder, SharePoint-beheerder of Knowledge-beheerder zijn om deze taken uit te voeren:

  1. Op de pagina Onderwerpcentrum maken kunt u uw onderwerpcentrumsite maken waarin onderwerppagina’s kunnen worden bekeken en onderwerpen kunnen worden beheerd.
  2. Typ in het vak Sitenaam een naam voor uw onderwerpcentrum. U kunt optioneel een korte beschrijving typen in het vak Beschrijving.
  3. Selecteer Volgende.
  4. Op de pagina Controleren en voltooien kunt u de door u geselecteerde instelling bekijken en ervoor kiezen om wijzigingen aan te brengen. Als u tevreden bent met uw selecties, selecteert u Activeren.
viva-topics-topic-center

De geactiveerde pagina van Viva Topics wordt weergegeven, waarmee wordt bevestigd dat het systeem nu begint met het analyseren van uw geselecteerde sites op onderwerpen en het maken van de site voor het onderwerpcentrum. Selecteer Gereed.

U keert terug naar uw pagina ‘Connect people to knowledge’. Op deze pagina kunt u Beheren selecteren om wijzigingen aan te brengen in uw configuratie-instellingen.

De eerste keer dat het zoeken naar onderwerpen is ingeschakeld, kan het twee weken of langer duren voordat alle voorgestelde onderwerpen worden weergegeven in de weergave Onderwerpen beheren. Het ontdekken van onderwerpen gaat door als nieuwe inhoud of updates van inhoud worden gemaakt. Het is normaal dat er schommelingen zijn in het aantal voorgestelde onderwerpen in uw organisatie, aangezien Viva Topics nieuwe informatie evalueert.

Download het gratis eBook:

Microsoft viva: Kennis, communicatie, onderwijs, resurces en inzichten op één plek

Microsoft Viva - Kennis, communicatie, onderwijs, resources en inzichten

    Ja, ik ga akkoord met het ontvangen van aan mij gerichte berichten over producten, evenementen en acties van OfficeGrip. OfficeGrip mag contact met mij opnemen via de kanalen die ik kies, zoals e-mail, telefoon of post.

    Logo-OfficeGrip-1500px
    Bij OfficeGrip ondersteunen we organisaties van A tot Z met hun IT-omgeving. Met behulp van Microsoft Cloud technologie, creëren wij een veilige, productieve en kostenefficiënte oplossing. Wij leveren zowel software als hardware oplossingen voor onze klanten.

    Contact

    Algemeen

    Supportdesk

    Bezoekadressen

    • ROOSENDAAL
      Blauwhekken 5B 4751
      XD Oud Gastel
    • AMSTERDAM
      Hettenheuvelweg 41-43,
      1101 BM Amsterdam

    Diensten

    Bedrijf

    TSH Logo

    Schrijf je in voor de nieuwsbrief

    Logo-OfficeGrip

    Contact

    Bel ons: 0884747444

    Mail ons: info@officegrip.nl

    Inschrijven voor de nieuwsbrief

    Het laatste Microsoft 365 nieuws in jouw mailbox? Schrijf je dan nu in voor onze nieuwsbrief!